"Wie sind Hinweisgebermel­dungen gemäß dem Hinweisgeberschutz­gesetz (HinSchG) zu dokumentieren?"

Im Kontext von Compliance und Korruptionsbekämpfung spielt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine entscheidende Rolle. Es stellt sicher, dass Personen, die Fehlverhalten melden, geschützt werden und dass ihre Identität und die von ihnen bereitgestellten Informationen vertraulich bleiben. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Einzelheiten der Dokumentation von Hinweisgebermeldungen, wie sie im § 11 des HinSchG festgelegt sind.

Was besagt § 11 des HinSchG?

Die Dokumentation von Hinweisgebermeldungen ist ein wichtiger Aspekt des Schutzes von Hinweisgebern. § 11 des HinSchG geht detailliert auf die Anforderungen an die Dokumentation ein. Gemäß § 11 Abs. 1 müssen alle eingehenden Meldungen von den zuständigen Personen in einer Meldestelle auf eine dauerhaft abrufbare Weise dokumentiert werden. Hierbei ist das Vertraulichkeitsgebot gemäß § 8 zu beachten.

Telefonische Meldungen und Sprachübermittlung

Im Falle von telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung, wie es in § 11 Abs. 2 des HinSchG definiert ist, darf eine Tonaufzeichnung oder eine vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Ohne diese Einwilligung muss eine Zusammenfassung des Inhalts (Inhaltsprotokoll) erstellt werden.

Meldungen während Zusammenkünften

Wenn die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft erfolgt, wie sie in § 16 Abs. 3 oder § 27 Abs. 3 des HinSchG definiert ist, darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden. Dies kann entweder als Tonaufzeichnung oder als Wortprotokoll erfolgen, wie es in § 11 Abs. 3 des HinSchG festgelegt ist.

Überprüfung und Bestätigung des Protokolls

Gemäß § 11 Abs. 4 des HinSchG sollte der hinweisgebenden Person die Gelegenheit gegeben werden, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Wenn eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet wird, sollte sie gelöscht werden, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.

Löschung der Dokumentation

Nach Abschluss des Verfahrens sollte die Dokumentation gemäß § 11 Abs. 5 des HinSchG nach drei Jahren gelöscht werden.

Warum ist die Dokumentation wichtig?

Die Dokumentation von Meldungen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Bestandteil des Schutzes von Hinweisgebern. Sie gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der gemeldeten Fälle und trägt dazu bei, das Vertrauen der Hinweisgeber in den Meldungsprozess zu stärken. Darüber hinaus dient sie als Beweis bei eventuellen Gerichtsverfahren, die aus den gemeldeten Fällen resultieren können.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass § 11 des HinSchG einen ausführlichen Leitfaden für die Dokumentation von Hinweisgebermeldungen bietet, um den Schutz der Privatsphäre der Hinweisgeber sicherzustellen. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass die Einhaltung der im HinSchG festgelegten Dokumentationspflichten ohne ein ausgereiftes Hinweisgebersoftware-System kaum rechtssicher zu realisieren ist. Deshalb ist es dringend empfehlenswert, eine spezielle Whistleblower-Software zu nutzen, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten und den bestmöglichen Schutz für Hinweisgeber zu bieten.

Haben Sie Fragen dazu oder möchten Sie wissen, wie wir Ihnen dabei helfen können, dass Sie sich um Dokumentation und Löschpflichten keine Gedanken mehr machen müssen? Rufen Sie uns unter +49 (0) 176 72224558 an oder schreiben Sie uns an hi@konfidal.eu.