Horrorszenario Falschmeldungen: Missbrauch des Whistleblower-Kanals frühzeitig erkennen

In einer Zeit, in der Unternehmen und Organisationen verstärkt auf Compliance und ethisches Verhalten achten, sind Whistleblower eine wichtige Informationsquelle, um Missstände und Regelverstöße aufzudecken. Und dies gilt insbesondere in der Europäischen Union, in der Unternehmen und Behörden durch die Whistleblower Richtlinie und ihre in nationales Recht überführten Gesetze dazu verpflichtet sind, Hinweise entgegenzunehmen und dies oft auch noch in anonymer Form. Aber nicht nur in einem so stark regulierten Umfeld stellt sich die Frage, was passiert, wenn Whistleblower-Fälle absichtlich gefälscht oder manipuliert werden, um anderen Schaden zuzufügen? Denn gefälschte oder bewusst mit Unwahrheiten gespickte Hinweise sind in vielen Fällen für die Hinweisgebenden nicht nur strafbar, sondern sorgen vielmehr nicht selten für extrem hohe Kosten bei Unternehmen, die interne Untersuchungen aus diesen Hinweisen ableiten und im Zweifel - in Ermangelung von Rückverfolgbarkeit der Identität des Hinweisgebenden - auch noch auf den Kosten für die internen Prozesse, gerichtlichen Auseinandersetzungen oder PR-Schäden sitzen bleiben.

In diesem Blogartikel werden wir daher untersuchen, wie falsche Fälle identifiziert und welche Vorsorgemaßnahmen getroffen werden können, damit solche Umstände nicht zu häufig zu hohen Kosten führen. Denn im besten - oder im gesetzlich geregelten - Fall sorgen Unternehmen dafür, dass Hinweise durchgehend ungehindert eingehen können, der Schaden aus gefälschten Fällen aber möglichst gering bleibt.

Die Herausforderung bei der Untersuchung von Whistleblower-Fällen

Als Compliance-Spezialist, Legal Counsel oder Syndikusrechtsanwalt, welche üblicherweise in einem großen Unternehmen oder Konzern die gesetzlich vorgeschriebenen oder aufgrund eigener Compliance-Richtlinien errichteten Meldestellen für Hinweisgebende betreiben, kann es schwierig sein, zwischen berechtigten Anschuldigungen und böswilligen Falschinformationen zu unterscheiden. Das Aufdecken von Fälschungen bei Whistleblower-Fällen kann aber eine große Herausforderung darstellen, insbesondere wenn die Vorwürfe komplex und schwer zu überprüfen sind. In solchen Fällen ist es wichtig, einen strukturierten und objektiven Ansatz zu verfolgen, um den Sachverhalt zu ermitteln, die Interessen der beschuldigten Personen und die des Hinweisgebers gleichermaßen zu wahren und zu großen Schaden vom eigenen Arbeitgeber fernzuhalten. Alleine schon diese Aneinanderreihung von Aufgaben, die sich an eine Entgegennahme und folgende Untersuchung eines Falls anschließen, klingt nicht zu unrecht nach einer Herkulesaufgabe!

Anzeichen für gefälschte Hinweisgeberfälle erkennen

Es gibt aber glücklicherweise auch einige Indikatoren, die Meldestellenverantwortlichen dabei helfen können, gefälschte Whistleblower-Fälle zu erkennen. Dazu gehören unter anderem:

• Ungereimtheiten in den Angaben des Whistleblowers:
  Achten Sie auf Widersprüche oder fehlende Informationen in den Aussagen des Hinweisgebers. Möglicherweise gibt es Hinweise darauf, dass die Informationen aus zweiter Hand stammen oder manipuliert wurden.
• Motive für falsche Anschuldigungen:
  Untersuchen Sie, ob der Whistleblower ein persönliches Motiv haben könnte, um jemanden fälschlicherweise zu beschuldigen. Beispielsweise könnten persönliche Konflikte oder Rivalitäten im Arbeitsumfeld eine Rolle spielen.
• Unzureichende Beweise:
  Wenn die Anschuldigungen des Whistleblowers auf Hörensagen oder Gerüchten beruhen und es keine konkreten Beweise für Fehlverhalten gibt, sollte dies als Warnsignal betrachtet werden.

Strukturierte Untersuchungen für effektive Ergebnisse

Um Whistleblower-Fälle gründlich und effektiv zu untersuchen, sollten Compliance-Spezialisten einen strukturierten Untersuchungsansatz verfolgen. Dieser kann beispielsweise die folgenden Schritte beinhalten:

• Sammeln und Sichten von Informationen:
  Sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Informationen, Dokumente und Beweise gesammelt und sorgfältig geprüft werden.
• Befragen von Beteiligten:
  Führen Sie Interviews mit den beteiligten Personen durch, einschließlich des Whistleblowers, der beschuldigten Person und möglicher Zeugen. Achten Sie aber stets darauf, dass Sie nicht versehentlich zu einer Rollenumkehr beitragen, indem Sie Ihre Interviews mit zu vielen Informationen anreichern und unbewusst dazu beitragen, dass einzelne Interviewpartner aufgrund der Interviewsituation selbst zu “Ermittlern” im Unternehmen avancieren. Diese Personen können im Zweifelsfall einen noch höheren Schaden durch ihre Handlungen anrichten und gegebenenfalls sogar strafrechtlich relevant handeln, wenn sie beispielsweise Dokumente stehlen oder andere Personen beginnen abzuhören.
• Analyse der Fakten:
  Werten Sie die gesammelten Informationen aus und prüfen Sie, ob die Anschuldigungen begründet sind oder auf Fälschungen oder Manipulationen beruhen. Das Achten auf sogenannte Realkennzeichen in der schriftlich eingereichten oder transkribierten Variante des Hinweises (bei mündlich abgegebenen Fällen) hilft dabei. Diese Kennzeichen können sich beispielsweise aus einer Inhalts- und Strukturanalyse und/oder einer Konstanzanalyse ableiten lassen.
• Unabhängige Experten hinzuziehen: In komplexen Fällen kann es hilfreich sein, externe Experten zu Rate zu ziehen, um eine unvoreingenommene Meinung und zusätzliche Expertise zu erhalten. Beachten Sie in diesem Fall aber in jedem Fall die nationalen Gesetzgebungen für den Hinweisgeberschutz. Gegebenenfalls lassen nationale Gesetze dies nicht ohne weiteres zu.
• Dokumentation und Berichterstattung:
  Halten Sie alle Schritte der Untersuchung schriftlich fest und erstellen Sie einen detaillierten Bericht über Ihre Erkenntnisse, Schlussfolgerungen und Empfehlungen. Eine gute Whistleblower-Softwarelösung hilft Ihnen dabei, dass dieser Aufwand so gering wie möglich gehalten wird.

Präventionsmaßnahmen gegen falsche Whistleblower-Fälle

Um das Risiko von gefälschten Whistleblower-Fällen zu minimieren, sollten Unternehmen und Compliance-Spezialisten präventive Maßnahmen ergreifen, wie

• Etablierung einer starken Compliance-Kultur:
  Eine solide Compliance-Kultur, in der ethisches Verhalten gefördert und belohnt wird, kann dazu beitragen, Fehlverhalten und Missbrauch des Whistleblower-Systems zu verhindern.
• Schulung und Sensibilisierung:
  Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über das Whistleblower-System und die Bedeutung von ethischem Verhalten im Unternehmen informiert sind. Regelmäßige Schulungen und Kommunikation können dazu beitragen, das Bewusstsein für Compliance-Themen zu schärfen und falsche Anschuldigungen zu reduzieren.
• Anonymität und Vertraulichkeit:
  Schützen Sie die Identität von Whistleblowern und gewährleisten Sie Vertraulichkeit während des Untersuchungsprozesses. Dies kann dazu beitragen, Missbrauch durch falsche Anschuldigungen einzudämmen, indem die Möglichkeit eines persönlichen Angriffs aufgrund der Anonymität des Hinweisgebers reduziert wird.
• Klare Richtlinien und Verfahren:
  Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation über klare Richtlinien und Verfahren für die Meldung und Untersuchung von Whistleblower-Fällen verfügt. Dies erleichtert die Identifizierung von Fälschungen und gewährleistet einen strukturierten Untersuchungsansatz.

Gefälschte Whistleblower-Fälle können erhebliche negative Auswirkungen auf Unternehmen und ihre Mitarbeiter haben. Compliance-Spezialisten sollten daher wachsam sein, um solche Fälle frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Durch die Anwendung eines strukturierten Untersuchungsansatzes, die Implementierung präventiver Maßnahmen und die Förderung einer starken Compliance-Kultur können Unternehmen das Risiko von falschen Anschuldigungen minimieren und ein faires und gerechtes Arbeitsumfeld schaffen.

Vorteile der Vergabe der Hinweisentgegennahme und erster Stichhaltigkeitsprüfung an externe Dienstleister

Vor dem Hintergrund der genannten Detailtiefe der Aufgaben und der Fachkenntnisse, die notwendig sind, um statthafte Prüfungen durchzuführen, bietet sich die Auslagerung der Meldestelle für die erstmalige Entgegennahme von Hinweisen und eine erste Stichhaltigkeitsprüfung an einen externen Dienstleister an. Die ist insbesondere deshalb der Fall, aufgrund von

• Unabhängigkeit und Objektivität:
  Ein externer Dienstleister ist unabhängig von internen Hierarchien und Politik und kann so eine objektivere und unvoreingenommene Sichtweise bei der Beurteilung von Whistleblower-Fällen gewährleisten. Dies kann dazu beitragen, potenzielle Befangenheit oder Interessenskonflikte bei der Untersuchung zu vermeiden.
• Expertise und Erfahrung: Externe Dienstleister, die sich auf Compliance- und Whistleblower-Fälle spezialisiert haben, verfügen in der Regel über umfassende Expertise und Erfahrung in der Bearbeitung solcher Fälle. Sie können somit effizienter und effektiver die Stichhaltigkeit der Hinweise prüfen und Compliance-Spezialisten bei der weiteren Untersuchung unterstützen.
• Vertrauensbildung:
  Mitarbeiter könnten sich wohler fühlen, wenn sie ihre Bedenken anonym und vertraulich bei einer externen Meldestelle äußern können. Dies kann dazu beitragen, das Vertrauen in das Whistleblower-System zu stärken und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Mitarbeiter Fehlverhalten melden.
• Entlastung interner Ressourcen:
  Die Auslagerung der ersten Stichhaltigkeitsprüfung kann dazu beitragen, interne Compliance-Teams zu entlasten, indem sie sich auf die Untersuchung von Fällen konzentrieren können, die von externen Experten als relevant und glaubwürdig eingestuft wurden.
• Reputationsschutz:
  Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister kann ein Unternehmen seine Reputation im Umgang mit Compliance-Fragen stärken. Externe Dienstleister können auch dazu beitragen, das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen in der öffentlichen Wahrnehmung zu reduzieren, indem sie ihre Expertise und Best Practices in die Untersuchungen einbringen.

Insgesamt kann die Vergabe der Meldestelle für die erstmalige Entgegennahme von Hinweisen und eine erste Stichhaltigkeitsprüfung an einen externen Dienstleister dazu beitragen, die Qualität und Effektivität von Compliance-Untersuchungen zu verbessern. Durch die Kombination von internen und externen Ressourcen können Unternehmen sicherstellen, dass Whistleblower-Fälle fair und gründlich behandelt werden und das Risiko von falschen Anschuldigungen reduziert wird.

Komplettlösungen von konfidal – Ihr Compliance-Volldienstleister

Als Compliance-Volldienstleister bietet konfidal umfassende Lösungen für Unternehmen, die auf der Suche nach professioneller Unterstützung bei der Umsetzung und Verwaltung von Whistleblower-Meldestellen sind. Konfidal übernimmt sowohl den Betrieb von Meldekanälen als auch der Meldestelle und bietet zudem eine eigene Softwarelösung an, die in der Praxis erprobt ist und laufend weiterentwickelt wird. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine interne Whistleblower-Meldestelle betreiben möchte oder die Auslagerung dieser Aufgaben bevorzugt, konfidal hat die passende Lösung. Mit diesem umfassenden Service und unserer Expertise können wir Ihnen dabei helfen, das Risiko von falschen Anschuldigungen zu reduzieren, die Qualität, Effektivität und Rechtssicherheit von Compliance-Untersuchungen zu verbessern und ein faires und gerechtes Arbeitsumfeld zu schaffen. Darüber hinaus sind wir bei konfidal bestens vertraut mit den Anforderungen der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie und deren nationalen Umsetzungen (Wie beispielsweise dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Deutschland, dem HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) in Österreich und vielen weiteren nationalen Gesetzgebungen). Wir unterstützen Sie bei der Einhaltung dieser Vorschriften und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen die notwendigen Maßnahmen ergreift, um den Schutz von Whistleblowern zu gewährleisten. Setzen Sie auf konfidal als Ihren Compliance-Volldienstleister, um die Herausforderungen rund um Whistleblower-Fälle erfolgreich zu meistern und Ihr Unternehmen auf dem Weg zu einer starken Compliance-Kultur zu begleiten.

Schreiben Sie uns an hi@konfidal.eu oder rufen Sie uns an unter +49(0) 176 72224558, um über Ihren Bedarf zu sprechen und eine maßgeschneiderte Lösung zu finden.