Alles, was Sie über Whistleblowing wissen müssen: Ein FAQ-Leitfaden für Unternehmen
Die EU Whistleblower Richtline über die Meldung von Missständen (Whistleblowing-Richtlinie) hat die Bedeutung von Whistleblowing für Unternehmen erhöht. Von Unternehmen in der EU wird erwartet, dass sie Methoden zur Meldung von Fehlverhalten anbieten, und der Schutz von Hinweisgebern wird erweitert. Wir gehen auf alles ein, was Unternehmen in diesem Zusammenhang wissen müssen. Gerade auch durch die Umsetzung in nationales Recht in Deutschland und Österreich durch das jeweilige Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist dieses Thema nun nicht mehr wegzudenken.
Was ist Whistleblowing?
Von Whistleblowing spricht man, wenn jemand ein Fehlverhalten in einer Organisation aufdeckt, zum Beispiel finanzielle Unregelmäßigkeiten oder Diskriminierung. Häufig handelt es sich dabei um eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, es kann sich aber auch um einen Dritten handeln, z. B. einen Lieferanten oder Kunden.
Whistleblowing wird intern, d.h. von einem Hinweisgeber innerhalb einer Organisation durchgeführt. Aus diesem Grund richten Unternehmen häufig Whistleblowing-Kanäle oder auch Hinweisgebersysteme genannt ein, damit Mitarbeitende Missstände melden können. Der Vorgesetzte eines Mitarbeitenden ist eine weitere Möglichkeit der Meldung.
Wenn sich eine Person öffentlich an die Medien, die Polizei oder über soziale Medien wendet, spricht man von externem Whistleblowing. Wenn eine Person wenig Vertrauen in die Ermittlungen oder das Meldeverfahren ihres Unternehmens hat, wenn sie erfolglos versucht hat, sich intern zu melden, oder wenn es kein Whistleblowing-System gibt, entscheidet sie sich häufig für eine öffentliche Meldung. Hinweisgebende Personen haben die Wahl, ob sie sich an eine “interne Meldestelle” des Unternehmens oder eine “externe Meldestelle” (Behörde) wenden. In denjenigen Fällen, in denen intern wirksamen gegen den Verstoß vorgegangen werden kann, sollen interne Meldestellen bevorzugt werden
Whistleblowing-Beschwerden an sich beziehen sich auf Verhaltensweisen, die nach einer bestimmten Rechtsvorschrift illegal sind, z. B. Straftaten, Diskriminierung oder Vertuschung. Whistleblowing-Regeln können sich jedoch auch auf ein breiteres Spektrum von Compliance- und Ethikfragen beziehen. Die jeweiligen Anwendungsgebiete, unter die das gesetzlich regulierte Whistleblowing in der EU fällt, regeln die nationalen Hinweisgeberschutzgesetze.
Whistleblowing unterscheidet sich dabei auch explizit von einer Beschwerde am Arbeitsplatz. Die Meldung eines Whistleblowers bezieht sich auf schwerwiegendere und weitaus breitere Problemstellungen als eine Beschwerde, die eine Angelegenheit von persönlichem Interesse ist und keinen Einfluss auf die breite Öffentlichkeit oder das Unternehmen als solches hat. Deswegen empfiehlt sich die Einrichtung einer internen Meldestelle auch für kleinste Unternehmen kleinste Unternehmen, die nicht gesetzlich zur Einrichtung eines Meldekanals verpflichtet sind.
Warum ist Whistleblowing gerade jetzt ein wichtiges Thema?
Die jüngsten Skandale und Vorfälle haben das Bewusstsein für Whistleblowing geschärft. Die globale Finanzkrise 2007-2008 hat weitverbreitetes Missmanagement in Finanzinstituten aufgedeckt, und der VW-Dieselgate-Vorfall im Jahr 2015 hat den illegalen Betrug des Automobilherstellers bei US-Abgastests aufgedeckt. Wirksame Verfahren und Kanäle für Whistleblower in Unternehmen haben möglicherweise dazu beigetragen, beide Vorfälle zu verhindern, die Unternehmen Milliarden von Dollar kosteten und als genau die Art von Ereignissen wahrgenommen wurden, die sie hätten sein können.
Whistleblower wurden zudem seit 2017 stärker wahrgenommen, als sich Hollywood-Prominente im Rahmen der #metoo-Bewegung zu den Vorwürfen des weit verbreiteten sexuellen Missbrauchs durch Harvey Weinstein äußerten. In der Folge haben viele Unternehmen mehr Schutzmaßnahmen und Mechanismen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeführt, die unangemessenes oder besorgniserregendes Verhalten melden wollen.
Die EU Whistleblowing-Richtlinie wurde 2019 von der Europäischen Union als Reaktion auf die jüngsten Krisen wie Luxleaks, die Panama Papers und Cambridge Analytica eingeführt. Sobald die EU-Mitgliedstaaten die Richtlinie flächendeckend umgesetzt haben, wird von allen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden erwartet, dass sie eine Whistleblowing-Politik und ein entsprechendes Verfahren einführen, und jeder, der ein Fehlverhalten melden möchte, wird rechtlichen Schutz erhalten. In Deutschland wurde mit dem Hinweisgeberschutzgesetz der bislang unzureichende Schutz von hinweisgebenden Personen ausgebaut und die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) in nationales Recht umgesetzt. Mit Zustimmung des Bundesrates wurde das Gesetz am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und das gesamte Gesetz trat am 2. Juli 2023 in Kraft.
Warum ist Whistleblowing für Unternehmen von Vorteil?
Whistleblower leisten sowohl für ihr Unternehmen als auch für die Gesellschaft insgesamt einen wertvollen Dienst. Unternehmen können Reputationsschäden und Bußgelder vermeiden, wenn Probleme intern gelöst werden können, bevor sie in der Presse oder auf Whistleblower-Plattformen veröffentlicht werden. Bußgelder können sehr hoch sein. Im Jahr 2019 wurden nach dem US Foreign Corrupt Practices Act Bußgelder in Rekordhöhe von 2,9 Milliarden US-Dollar gegen Unternehmen verhängt. In der EU werden die Bußgelder von Mitgliedsstaat zu Mitgliedsstaat unterschiedlich hoch ausfallen. In Deutschland beispielsweise liegt die Höchststrafe bei Nichtumsetzung bei 50.000 Euro. In Österreich gilt das Gesetz bereits seit dem 25. Februar 2023. Dort existiert keine Strafandrohnung bei Nichtumsetzung, jedoch befreit dies Unternehmen nicht von der Haftung, wenn durch Hinweisgeberfälle, die öffentlich gemeldet werden, Missstände zutage treten, die andere Gesetze verletzen. Auch sind Geschäftsführer in der Haftung, wenn keine Meldestelle für die Entgegennahme der Fälle intern eingerichtet wurde, es später aber zu Schadensersatzforderungen der Gesellschaft gegen den Geschäftsführer kommt.
Ein System zur Meldung von Verstößen macht daher möglich, diesen Strafen zu entgehen. Ein Hinweisgebersystem kommt darüber hinaus auch der Bilanz zugute, denn erfahrungsgemäß kosten Verstöße Unternehmen und Organisationen rund 7 % ihres Jahresumsatzes. Ein Großteil dieser Vorfälle kann durch interne Meldungen aufgedeckt werden, was den finanziellen Schaden minimiert.
Warum machen sich Unternehmen Sorgen über Whistleblowing? - Ein genauer Blick auf 5 Irrtümer
Viele der Irrtümer rund um das Thema Whistleblowing führen dazu, dass Unternehmen zögern oder sogar Angst haben, ein solches System einzuführen. Viele befürchten, dass Whistleblower ihrem Ruf schaden könnten oder dass unzufriedene Mitarbeiter ihr Whistleblowing-System nutzen könnten, um falsche Beschwerden einzureichen. Es besteht auch die Sorge, dass ein Mechanismus zur Meldung von Fehlverhalten "zu effektiv" sein könnte und dass sie mit Informationen überschwemmt werden.
Glücklicherweise sind diese Bedenken unberechtigt. Wenn ein Unternehmen über ein starkes internes Whistleblowing-Programm verfügt mit effektiver Stichhaltigkeitsprüfung, werden nur relativ wenige Meldungen an die Außenwelt herangetragen. Auch wenn davon auszugehen ist, dass einige wenige Whistleblower zweifelhafte Motive haben, so ist deren Anzahl zu vernachlässigen. Studien zufolge erhalten Unternehmen im Durchschnitt 34 Meldungen pro Jahr (vgl. Whistleblowing-Report 2021). Die Wahrscheinlichkeit, dass Probleme gemeldet werden, nimmt mit der Unternehmensgröße zu, was aber nichts Schlechtes heißen muss, da es nur darauf hindeutet, dass die Organisation eine positive "speak-up culture" hat.
Irrtum 1: Whistleblower schädigen den Ruf des Unternehmens
Nur wenn Whistleblower Missstände im Unternehmen an die Öffentlichkeit oder die Medien weitergeben, schaden sie dem Unternehmen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen Informanten ermutigen, Probleme intern anzusprechen. Es wird empfohlen, dass Unternehmen interne Kanäle für die Meldung von Fehlverhalten einrichten und diese Kanäle bei Mitarbeitenden und anderen Interessengruppen aktiv bekannt machen. Interne Whistleblowing-Kanäle ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Bedenken direkt der zuständigen Abteilung im Unternehmen mitzuteilen, was zur frühzeitigen Erkennung und Lösung von Problemen beiträgt. Dadurch wird die Möglichkeit einer Schädigung des Rufs verringert.
Irrtum 2: Whistleblower werden immer strafrechtlich verfolgt
Wenn ein Hinweisgeber seine Bedenken direkt gegenüber Dritten (z. B. den Medien) äußert, kann er strafrechtlich verfolgt werden, wenn er z. B. Geschäftsgeheimnisse preisgibt. Handelt der Whistleblower im öffentlichen Interesse, gibt es Ausnahmen. Solche Ausnahmen sind im neuen Hinweisgeberschutzgesetz konkretisiert. Ein Whistleblower, der seine Bedenken über einen unternehmensinternen Meldekanal, z. B. ein digitales Hinweisgebersystem, meldet, hat nichts zu befürchten.
Irrtum 3: Mitarbeitende geben falsche Informationen über ihre Kollegen anonym über Whistleblower-Programme weiter
Laut dem Whistleblowing-Report 2019, für den fast 1.400 Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und der Schweiz befragt wurden, zielten weniger als 9 % der bei Unternehmen eingegangenen Meldungen darauf ab, bestimmten Mitarbeitern oder dem Unternehmen zu schaden. Laut der Umfrage befasst sich die Hälfte aller Meldungen mit Compliance-bezogenen Schwierigkeiten, die anderen Meldungen weisen in der Regel auf andere Mängel im Unternehmen hin. Bei der Einführung von Whistleblower-Systemen muss jedoch unbedingt klargestellt werden, dass missbräuchliche Meldungen nicht akzeptiert werden.
Irrtum 4: Wer ein System für Hinweisgeber einrichtet, wird mit Meldungen überschwemmt.
Studien zufolge erhalten Unternehmen im Durchschnitt 34 Meldungen pro Jahr (vgl. Whistleblowing Report 2021). Die Wahrscheinlichkeit, dass Bedenken registriert werden, steigt mit der Unternehmensgröße. Mehrere Meldungen zu erhalten, ist jedoch nicht immer etwas Schlechtes. Es kann zwar darauf hindeuten, dass es in der Organisation viele Probleme gibt, es kann aber auch einfach ein Zeichen dafür sein, dass die Mitarbeitenden engagiert sind oder den Verfahren für die Meldung von Missständen vertrauen und sich dabei sicher fühlen.
Ähnlich kann eine niedrige Zahl von Meldungen darauf hindeuten, dass es nur wenige Probleme gibt, aber auch, dass das Meldesystem ineffektiv ist, dass die Unternehmensangehörigen kein Vertrauen in den Kanal haben oder dass sie nicht wissen, wo sie eine Meldung über ein Fehlverhalten abgeben können. Um die Hemmschwelle für die Meldung von Problemen zu senken, sollten Unternehmen ihre Meldewege und Verfahren über das Intranet sowie die Website offenlegen.
Irrtum 5: Whistleblower sind dem Zorn und den Vergeltungsmaßnahmen von Arbeitskollegen ausgesetzt
Wenn ein Whistleblower etwas meldet, ist der Arbeitgeber verpflichtet, seine Identität (so weit wie möglich) geheim zu halten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Whistleblower vor Repressalien zu schützen, wenn der Name des Whistleblowers aus irgendeinem Grund bekannt wird. Im Hinweisgeberschutzgesetz, das im Juli 2023 umgesetzt wurde, erwähnt der Gesetzgeber auch ausdrücklich den Schutz von Hinweisgebern (auch vor Mobbing und Einschüchterung).
In der Praxis kann es jedoch schwierig sein, leichte Formen von Mobbing zu erkennen und zu unterbinden, und die Mitarbeitenden befürchten möglicherweise, dass ihre Namen preisgegeben werden. Die Erlaubnis zur anonymen Meldung kann einen zusätzlichen Schutz bieten, der die Mitarbeitenden ermutigt, sich zu melden, insbesondere bei wirklich heiklen Angelegenheiten. Mit Hilfe moderner Whistleblowing-Tools wie der Whistleblower-Software von konfidal ist es möglich, mit anonymen Hinweisgebern in Kontakt zu treten, um mehr Daten zu erhalten.
Wann ist ein Whistleblower geschützt?
Die Entscheidung einesr Mitarbeitenden, sich zu melden, wenn er ein Fehlverhalten beobachtet, liegt bei ihm selbst. Viele Personen, die sich mit Informationen melden, werden dazu getrieben, Missstände zu melden. Auch wenn es gegen das Gesetz verstößt, dass Unternehmen Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter ergreifen, der ein Fehlverhalten meldet, kann die Karriere eines Whistleblowers dennoch darunter leiden. Es ist schwierig, Mobbing am Arbeitsplatz auf einer niedrigen Ebene zu erkennen. Whistleblower arbeiten häufig allein, und Freunde, denen sie am Arbeitsplatz zu vertrauen glaubten, lassen sie möglicherweise im Stich, um ihren eigenen Ruf zu retten. Whistleblower brauchen dennoch Mut und Hartnäckigkeit, um Missstände aufzudecken und riskieren dabei, von ihren langjährigen Arbeitgebern oder sogar von ihren Kollegen bloßgestellt zu werden, selbst wenn es ein anonymes Whistleblowing-System gibt. Whistleblower sind in mehreren europäischen Ländern nur begrenzt rechtlich abgesichert. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie, die Whistleblowern im öffentlichen und privaten Sektor in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union ein weitgehendes Recht auf freie Meinungsäußerung einräumt, sorgt für einen Wandel in Europa.
Die Richtlinie verbietet direkte oder indirekte Repressalien gegen derzeitige oder frühere Arbeitnehmer, Bewerber, Unterstützer des Hinweisgebers und Journalisten, einschließlich Kündigungen, Degradierungen und anderer Formen der Diskriminierung. Geschützt sind weitreichende Rechtsgebiete, darunter die Meldung von Verstößen gegen EU-Recht wie Steuerbetrug, Geldwäsche oder Verstöße gegen das öffentliche Auftragswesen, die Produkt- und Transportsicherheit, den Umweltschutz, die öffentliche Gesundheit sowie den Verbraucher- und Datenschutz.
Der Whistleblower hat die Möglichkeit, einen Vorfall entweder direkt der zuständigen Aufsichtsbehörde oder zunächst intern innerhalb der Organisation zu melden. Der ursprüngliche Gesetzesentwurf zum HinSchG sah interne und externe Meldungen als gleichwertig an. Nun empfiehlt das Gesetz, in denjenigen Fällen, in denen intern wirksamen gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien zu befürchten hat, interne Meldestellen zu bevorzugen. Der Whistleblower hat auch die Möglichkeit, sich direkt an die Öffentlichkeit zu wenden, wenn auf seine Meldung hin keine Maßnahmen ergriffen werden oder wenn er Grund zu der Annahme hat, dass ein öffentliches Interesse besteht. In jeder dieser Situationen sind sie abgesichert.
Wann können Whistleblower strafrechtlich verfolgt werden?
Die öffentliche Aufdeckung von Missständen durch Whistleblower hat eine Diskussion über das Gleichgewicht zwischen dem Recht der Öffentlichkeit auf Information und dem Erfordernis der Geheimhaltung durch die Behörden ausgelöst. So wurden beispielsweise Bundesbeamte häufig nach dem US-Spionagegesetz angeklagt, weil sie geheime Informationen preisgegeben hatten. Wenn die von einem Whistleblower aufgedeckten Informationen eine Bedrohung für die nationale Sicherheit darstellen, können sie also strafbar sein.
Wie hängen die Datenschutzbestimmungen mit dem Whistleblowing zusammen?
Compliance-Beauftragte müssen angesichts der EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPR) sehr strenge Protokolle bei der Verarbeitung personenbezogener Daten einhalten, insbesondere wenn es um Meldungen und Berichterstatter geht, die Hinweise geben.
Die Datenschutz-Grundverordnung wirkt sich direkt auf das Thema der Vertraulichkeit von Hinweisen aus. Gemäß der DSGVO dürfen Unternehmen keine personenbezogenen Daten sammeln, ohne die betroffenen Personen darüber zu informieren, wie ihre Daten verwendet werden. Dies bedeutet, dass Unternehmen Verdächtige über gegen sie eingereichte Whistleblower-Beschwerden informieren müssen. Bei ordnungsgemäßer Anwendung der DSGVO wird die Identität des Whistleblowers auch den Beschuldigten gegenüber offengelegt, so dass jede verbleibende Geheimhaltung aufgehoben wird. Dies könnte potenzielle Whistleblower abschrecken und zu weniger Meldungen führen.
Die Datenschutzbehörden raten dazu, Whistleblowing-Instrumente einzuführen, die anonyme Meldungen zulassen, um die Geheimhaltung der Namen der Hinweisgeber zu gewährleisten. So muss der Beschuldigte bei einer anonymen Meldung lediglich darauf hingewiesen werden, dass eine Meldung über ihn gemacht wurde. Die Identität des Whistleblowers wird geheim gehalten.
Warum ist Whistleblowing heutzutage oft in den Nachrichten?
Gemäß einem Bericht von Watson.ch vom Juni 2020 gehen bei der Eidgenössischen Finanzkontrolle (EFK), die die Meldestelle des Bundes für Whistleblowing beherbergt, jedes Jahr mehr Meldungen ein. Interessant ist, dass im vergangenen Jahr Jahr die meisten Meldungen von Externen - Lieferanten, Auftragnehmern oder Empfängern von Subventionen - und nicht von Mitarbeitenden eingereicht wurden. 148 Meldungen, d. h. knapp 80 % der Gesamtzahl, waren anonym.
Die britische Finanzaufsichtsbehörde Financial Conduct Authority meldete im Oktober 2020 einen Anstieg der Beschwerden über die Whistleblowing-Politik von Finanzdienstleistern um 61 %. Dieser Anstieg wird auf das gestiegene Bewusstsein für den Schutz von Hinweisgebern und die entsprechenden Protokolle zurückgeführt, aber auch darauf, dass es für die Mitarbeiter während des COVID-19-Ausbruchs schwieriger war, herauszufinden, wie sie die unternehmensinternen Kanäle zur Meldung von Hinweisen nutzen können.
In den Zeiten von Corona hat auch das Whistleblowing an Bedeutung gewonnen. Die Corona-Maßnahmen der Regierung wurden von Stephan Kohn, einem Mitglied des deutschen Bundesinnenministeriums, offiziell als "falscher Alarm" bezeichnet. Gegen Kohn wurde ein Disziplinarverfahren eingeleitet, und es wird derzeit geprüft, ob er sich dienstlich falsch verhalten hat.
Welche ethischen Implikationen sind beim Umgang mit Whistleblowing zu beachten?
Die Ethik des Whistleblowing kann als ein komplexes Thema betrachtet werden. Fairness und Loyalität, zwei moralische Grundsätze, stehen manchmal im Widerspruch zueinander, wenn jemand die Wahrheit sagt. Einerseits können Loyalität und das Einhalten moralischer Grundsätze (wie z. B. das Aussprechen von Missständen) gelegentlich miteinander kollidieren (z. B. wenn man seit vielen Jahren für eine Organisation arbeitet). Es ist möglich, dass man Whistleblowing als Vertrauensbruch ansieht. Weil sie Fairness und das Richtige zu tun über die Loyalität gegenüber ihrer Organisation stellen, entscheiden sich viele Whistleblower dafür, sich zu melden.
Allein die Motivation eines Whistleblowers entscheidet darüber, ob er ein ”Held” oder ein "Verräter" ist. Wollen sie die Dinge richtig stellen? Geht es um die Sicherheit der Öffentlichkeit? Oder ist das Streben nach Eigennutz oder finanziellem Gewinn die Motivation für die Aktion? Bestimmte Arten des Whistleblowings werden in einigen Ländern finanziell belohnt. Hollywood romantisiert und verherrlicht in seinen Filmen oft prominente Whistleblower (wie Julian Assange und Edward Snowden), was Menschen ansprechen kann, die einen gewissen Bekanntheitsgrad anstreben.
Das Angebot eines internen, anonymen Kanals für die Meldung von Fehlverhalten ist eine Strategie, um "unethisches" Whistleblowing zu verhindern. Da es einen solchen Mechanismus gibt, sind die Identitäten der Hinweisgeber geschützt und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie sich an die Presse außerhalb ihrer Organisation wenden, wo sie versuchen könnten, sich einen Namen zu machen.
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