Die Rolle von HR / People & Culture bei der Einführung eines Hinweisgebersystems

In vielen Unternehmen ist es üblich, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Hinweise oder Bedenken über mögliche Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien oder gesetzliche Bestimmungen melden können. Diese Meldungen erfolgen in der Regel über einen Meldekanal (auch Whistleblowing genannt). Eine wirksame Kommunikation über die Einrichtung und den laufenden Betrieb dieses Kanals ist von entscheidender Bedeutung, um eine Kultur des Whistleblowing im Unternehmen zu fördern und zu stärken.

Die Rolle von HR in diesem Prozess ist von großer Bedeutung, da das HR-Team in den häufigsten Fällen die Verantwortung für die Kommunikation und die Umsetzung der Whistleblowing-Politik und des Whistleblowing-Prozesses trägt. Im Folgenden sind einige der Hauptaufgaben von HR bei der Einführung und dem laufenden Betrieb eines Hinweisgeberkanals aufgeführt:

• Überblick über den Prozess: HR sollte sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über den Hinweisgeberkanal und seinen Zweck informiert sind. Dazu gehört auch die Bereitstellung von Informationen über den Prozess, einschließlich der Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber und des erwarteten Zeitrahmens für die Bearbeitung von Meldungen. \ Konkret bedeutet dies die Bereitstellung eines Links, über den die Hinweisgebenden auf den Hinweisgeberkanal zugreifen können, sowie die Verteilung von Broschüren oder Informationsseiten mit den Rechten (und ggf. Pflichten), die mit der Abgabe von Hinweisen verbunden sind.
• Schulung der Mitarbeitenden: Die Personalabteilung sollte Schulungen für die Mitarbeiter organisieren, um sie bei der Nutzung des Hinweisgeberkanals zu unterstützen. Diese Schulungen sollten auch die Bedeutung der Meldung von Missständen und die Vorteile für das Unternehmen hervorheben.
• Überwachung und Überprüfung: Wenn der Personalabteilung bei der Einführung eine führende Rolle zugewiesen wurde, sollte die Abteilung den Hinweisgeberkanal regelmäßig überwachen und überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Meldungen angemessen bearbeitet werden. \ Dabei ist insbesondere darauf zu achten, dass die Prozesse den jeweiligen nationalen Gesetzen entsprechen. In Deutschland ist dies das HinSchG, in Österreich das HSchG. \ In der Regel wird diese Funktion jedoch von einer für Compliance und Regulatory Affairs geschulten Person oder Abteilung wahrgenommen.
• Kommunikation mit anderen Abteilungen: HR sollte eng mit anderen Abteilungen wie Recht, Compliance und Innenrevision zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Meldungen angemessen bearbeitet werden.
• Förderung einer Whistleblowing-Kultur: HR sollte eine Unternehmenskultur fördern, in der sich Beschäftigte sicher fühlen, Whistleblowing zu betreiben, und in der Whistleblowing als wertvoll angesehen wird. Dazu gehört auch, das Bewusstsein für die Bedeutung von Whistleblowing zu schärfen und die Vorteile für das Unternehmen und die Mitarbeiter zu verdeutlichen. Ganz praktisch führt eine solche Kultur auch dazu, dass ein Unternehmen mehr qualitativ belastbare Meldungen erhält, die z.B. Betrug aufdecken können und damit direkt oder indirekt Schaden vom Unternehmen abwenden und damit bares Geld sparen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rolle der Personalabteilung bei der Einrichtung und dem laufenden Betrieb eines Hinweisgebersystems von entscheidender Bedeutung ist, um eine effektive Kommunikation und eine positive Hinweisgeberkultur im Unternehmen zu fördern. Durch die Überwachung des Prozesses, die Schulung der Mitarbeiter und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen kann die Personalabteilung dazu beitragen, dass die Meldungen angemessen bearbeitet werden und dass die Meldung von Missständen im Unternehmen als wertvoll angesehen wird.

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Wenn Sie von HR-Seiten mit der Einführung oder Kommunikation über einen Hinweisgeberkanal betraut wurden, aber noch nicht exakt wissen, was zu beachten ist und welche best practices vorherrschen, nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir helfen bei jedem Thema rund um Hinweisgeberschutz gerne weiter.

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