Unterschiede bei der Einführung eines Hinweisgeber-Meldesystems in kleinen und großen Unternehmen

In der heutigen Geschäftswelt sind Hinweisgeber-Meldesysteme, auch als Whistleblower Software bekannt, unerlässlich geworden, um Compliance-Verstöße, Fehlverhalten und andere unethische Praktiken innerhalb von Organisationen aufzudecken. Die Einführung und der Betrieb solcher Systeme unterscheiden sich jedoch zwischen kleinen und großen Organisationen. In diesem Blogartikel werden die Unterschiede sowie die Herausforderungen und Hürden bei der Implementierung und dem Betrieb dieser Meldesysteme in verschiedenen Unternehmensgrößen diskutiert.

Kleine Unternehmen:

Kleine Unternehmen verfügen oft nicht über ausgebildete Compliance-Spezialisten oder ein eigenes Rechts-Team, um ein Hinweisgeber-Meldesystem effektiv zu implementieren und zu betreiben. Daher ist es für sie ratsam, den Betrieb des Meldekanals sowie die personelle Bestückung des Kanals an einen externen Dienstleister zu vergeben. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Meldungen sachgerecht behandelt werden und dass eine unabhängige Untersuchung erfolgt, ohne dass es zu Interessenskonflikten kommt.

Gerade kleinste Unternehmen, die aber durch die EU-Hinweisgeber-Richtlinie bzw. das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz zur Errichtung und dem Betrieb von Meldekanälen verpflichtet sind, kommen schnell in eine potenziell konflikthafte Situation: Man stelle sich vor die einzige benannte Person für den Betrieb des Kanals und die Entgegennahme von Fällen ist eine Mitarbeitende der Personalabteilung. Wenn dem Hinweisgebenden klar ist, dass diese Person, die er aus seinem Arbeitsalltag sehr gut kennt, längst über den in seiner Meldung genannten Missstand weiß, diesen aber aus unterschiedlichen Gründen schon in der Vergangenheit negiert oder ignoriert hat, wird er gehemmt sein, diesen Missstand anzuzeigen. Dadurch verliert das kleine Unternehmen aber einen effektiven Weg, um über Probleme intern aufzuklären, diese abzustellen und dadurch Zeit und Geld zu sparen.

Große Unternehmen:

Im Gegensatz zu kleinen Unternehmen haben große Organisationen meistens eine ausreichende fachliche Expertise in Form von Compliance-Spezialisten und Rechtsabteilungen. Die Herausforderung besteht jedoch darin, die Vielzahl an Beteiligten zu koordinieren und sicherzustellen, dass das Hinweisgeber-Meldesystem reibungslos funktioniert sowie den Prozess der Bearbeitung und anschließender interner Untersuchung und ggf. dem Einbinden von Externen (wie Anwälten oder Behörden) zu strukturieren. Ist bei kleinen Unternehmen nur eine kleine Zahl an Mitarbeitenden daran beteiligt, kann es in großen Unternehmen oder Konzernen schnell unübersichtlich werden.

So ist es beispielsweise wichtig, nicht einfach den eigenen Syndikusanwalt oder den internen Datenschützer mit dem Betrieb des Meldekanals zu betrauen. Interessenskonflikte können auftreten, die beide Personen von der weiteren Fallbearbeitung oder internen Untersuchung, die sich an einen Fall anschließen kann, disqualifiziert. Eine neutrale und unabhängige Person oder Abteilung sollte für den Betrieb des Meldekanals verantwortlich sein.

In großen Organisationen sollte die Person, die den Betrieb des Hinweisgeber-Meldesystems verantwortet, auch nicht selbst Fälle bearbeiten. Stattdessen sollte sie supervisiorisch den Betrieb ohne Kenntnisnahme von Inhalten verantworten. Dies stellt sicher, dass die verantwortliche Person unabhängig bleibt und keine Voreingenommenheit bei der Untersuchung der gemeldeten Fälle entwickelt sowie Berichtspflichten gegenüber dem Management oder externen Stellen mit dem höchstmöglichen Maß an Neutralität nachkommt. So wird eine faire und objektive Bearbeitung der Meldungen gewährleistet und Rechtssicherheit hergestellt.

Zusammenfassung:

Die Einführung und der Betrieb eines Hinweisgeber-Meldesystems unterscheiden sich in kleinen und großen Unternehmen. Während kleine Unternehmen ohne ausgebildete Compliance-Spezialisten oder ein Legal Team besser den Betrieb des Meldekanals an einen externen Dienstleister vergeben sollten, besteht die Hürde bei großen Unternehmen in der Koordination der Vielzahl an Beteiligten.

Unabhängig von der Unternehmensgröße ist es entscheidend, eine neutrale und unabhängige Instanz für den Betrieb des Hinweisgeber-Meldesystems zu etablieren. Dies stellt sicher, dass gemeldete Fälle objektiv und unvoreingenommen bearbeitet werden und Interessenskonflikte vermieden werden.

Für große Unternehmen ist es insbesondere wichtig, dass die Person, die für den Betrieb des Meldesystems verantwortlich ist, nicht selbst Fälle bearbeitet, sondern supervisiorisch den Betrieb ohne Kenntnisnahme von Inhalten leitet. Dies trägt dazu bei, die Unabhängigkeit der Untersuchungen zu wahren und die Integrität des gesamten Prozesses zu erhalten.

Letztendlich sollte jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, ein effektives Hinweisgeber-Meldesystem implementieren und betreiben, um Compliance-Verstöße, Fehlverhalten und unethische Praktiken zu identifizieren und zu bekämpfen. Durch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern oder die Schaffung interner Strukturen, die Unabhängigkeit und Objektivität gewährleisten, können Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur gesetzliche Vorschriften einhalten, sondern auch eine verantwortungsbewusste und ethische Unternehmenskultur fördern.